Γενική διαχείριση κοινοχρήστων χώρων κτιριακής μονάδας
- Άμεση αντιμετώπιση αναδυόμενων προβλημάτων και εξεύρεση κατάλληλων λύσεων
- Παροχή συμβουλευτικών υπηρεσιών σε υποθέσεις που σχετίζονται με πιθανές ασφαλιστικές αξιώσεις
- Αναβάθμιση της ποιότητας ζωής των ενοικιαστών μέσω εργασιών στο κτίριο με την σύμφωνη γνώμη και προηγούμενη συγκατάθεση του Ιδιοκτήτη
- Εργασίες αναβάθμισης της αξίας του κτιρίου με την σύμφωνη γνώμη και προηγούμενη συγκατάθεση του Ιδιοκτήτη
- Άριστη παρακολούθηση / οργάνωση των πληρωμών των ενοικίων (αποδείξεις ενοικίου, πληρωμές κ.λπ.)
- Διασφάλιση της αρμονικής συνύπαρξης μεταξύ των ενοικιαστών
- Τήρηση αρχείων με ονόματα, αλληλογραφία και στοιχεία επικοινωνίας των ενοικιαστών (συμπεριλαμβανομένης τυχόν επικοινωνίας παραπόνων που λαμβάνονται από τους ενοικιαστές)
- Τήρηση αρχείων επιστολών, εγγράφων και δεδομένων που σχετίζονται με το κτίριο
- Λήψη όλων των απαραίτητων μέτρων για την εξεύρεση ενδιαφερόμενων μερών για την ενοικίαση διαμερισμάτων μέσω κτηματομεσιτών το συντομότερο δυνατόν μετά την εκκένωση τους
- Ετοιμασία συμβάσεων μίσθωσης ενοικίασης διαμερισμάτων
- Επίδειξη διαμερισμάτων σε όσους ενδιαφέρονται για ενοικίαση
- Οργάνωση παράδοσης διαμερισμάτων και υπογραφή συμβάσεων μίσθωσης
- Παράδοση και παραλαβή από τον ενοικιαστή του διαμερίσματος και του εξοπλισμού τους εξασφαλίζοντας μόνο ότι δεν υπάρχουν σημαντικές ζημιές εκτός από τη φυσική φθορά
- Έλεγχος συμβάσεων και ενημέρωση /υπενθύμιση ενοικιαστών σχετικά με ανανεώσεις και αυξήσεις ενοικίου ή/και άλλων εξόδων, εάν υπάρχουν
- Λήψη όλων των εύλογων μέτρων για τη διασφάλιση της έγκαιρης είσπραξης του ενοικίου (π.χ. επικοινωνία με τον ενοικιαστή μέσω τηλεφώνου, μηνυμάτων sms, επιστολής, ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και προσωπικής επίσκεψης από εισπράκτορα)
- Ενημέρωση του ενοικιαστή για πιθανές συνέπειες σε περίπτωση μη έγκαιρης καταβολής του ενοικίου
- Σύνταξη και φύλαξη εγγράφων απογραφής που θα περιλαμβάνουν όλα τα περιεχόμενα στα διαμερίσματα (π.χ. κλιματιστικά, φωτιστικά, έπιπλα, οικιακές συσκευές, κ.α.)
- Διενέργεια του ελέγχου αποθέματος κατά την είσοδο – έξοδο ενοικιαστών διαμερισμάτων
- Διασφάλιση ότι όλα τα ποσά ενοικίου που τυχών ληφθούν σε μετρητά, θα κατατίθενται αμέσως στον τραπεζικό λογαριασμό του ιδιοκτήτη χωρίς καθυστέρηση
Επιθεώρηση και Συντήρηση Κτιρίου
- Επιθεώρηση των χώρων του κτιρίου σε μηνιαία βάση για τον προσδιορισμό των αναγκών συντήρησης
- Ετοιμασία και αποστολή μηνιαίας έκθεσης σχετικά με τυχόν ενέργειες που πρέπει να ληφθούν, οποιεσδήποτε εργασίες συντήρησης ή άλλο επείγον ζήτημα το οποίο θα πρέπει να τεθεί υπόψη του ιδιοκτήτη ώστε να ληφθούν τα απαραίτητα μέτρα
- Μία φορά το χρόνο επιθεώρηση των μονάδων για τον προσδιορισμό της συντήρησης και ετοιμασία έκθεσης αναφορικά με τις εργασίες που θα πρέπει να εκτελεσθούν (π.χ. καθαρισμός μονάδων κλιματισμού, καθαρισμός αποστράγγισης μπαλκονιού, υδραυλικές/ηλεκτρολογικές εργασίες, μπογιατίσματα, κ.λπ.)
- Για οποιαδήποτε ζημιά στα διαμερίσματα, (π.χ. διαρροή νερού, διακοπή ρεύματος κ.λπ.), η Facilco αναλαμβάνει να επισκευάσει το πρόβλημα μόλις λάβει την ειδοποίηση αυτή αφού προηγουμένως λάβει έγκριση για την επισκευή (σε περίπτωση που το ποσό υπερβαίνει τα €150)
- Η Facilco αναλαμβάνει να επισκέπτεται το κτίριο τουλάχιστον 1 φορά τον μήνα για έλεγχο και να προβαίνει σε μικροεργασίες όπως π.χ. αλλαγή λαμπτήρων στους κοινόχρηστους χώρους του κτιρίου, αλλαγή σουστών στις πόρτες, χερούλια, γυαλιά, κ.α.
- Ενημέρωση του ιδιοκτήτη για απαραίτητες εργασίες συντήρησης και επισκευής στις εγκαταστάσεις του κτιρίου, ανάλογα με τις ανάγκες συμπεριλαμβανομένης, ενδεικτικά, της βαφής διαμερισμάτων, των ηλεκτρικών προβλημάτων, της διαρροής νερού, της διακοπής ρεύματος, της συντήρησης της οροφής, κ.α.
- Οργάνωση και επίβλεψη των υπηρεσιών καθαρισμού
- Σκούπισμα και σφουγγάρισμα όλων των ορόφων των κοινόχρηστων χώρων τουλάχιστον μία φορά την εβδομάδα
- Εκκένωση όλων των απορριμμάτων και απόρριψη όλων των απορριμμάτων στους κοινόχρηστους χώρους του Κτιρίου τουλάχιστον μία φορά την εβδομάδα.
- Ξεσκόνισμα κιγκλιδωμάτων μία φορά την εβδομάδα
- Σκούπισμα και σφουγγάρισμα όλων των επιφανειών ανελκυστήρων και καθρεφτών μία φορά την εβδομάδα
- Καθαρισμός πόρτας εισόδου μία φορά την εβδομάδα
- Σκούπισμα του χώρου στάθμευσης μία φορά την εβδομάδα
- Ξεσκόνισμα ταχυδρομικών θυρίδων και καθαρισμός του μία φορά την εβδομάδα
- Σάρωση όλων των εξωτερικών πεζοδρομίων του κτιρίου μία φορά την εβδομάδα
- Πλύσιμο όλων των παραθύρων του κοινόχρηστου χώρου του κτιρίου στο εσωτερικό και στο εξωτερικό, τουλάχιστον μία φορά κάθε τρίμηνο
- Σκούπισμα και καθαρισμός της οροφής του κτιρίου δύο φορές το χρόνο
Άλλος συντονισμός, Εποπτεία και Καθήκοντα
- Η Facilco αναφέρει αμέσως στον ιδιοκτήτη και στην ασφαλιστική εταιρεία /ασφαλιστικό μεσίτη τυχόν περιστατικά που αφορούν ή/και επηρεάζουν τα ασφαλιστικά συμβόλαια
- Η Facilco αναλαμβάνει να βρει και να συλλέξει τουλάχιστον 3 (τρεις) προσφορές σε σχέση με κάθε είδους τεχνικές εργασίες που μπορεί να προκύψουν, όπως βάψιμο διαμερισμάτων, εξωτερικό και εσωτερικό του Κτιρίου, ηλεκτρικά προβλήματα, υδραυλικά προβλήματα, συντήρηση κτιρίων κλπ οι οποίες υπερβαίνουν ενός καθορισμένου ποσού το οποίο συμφωνείται με τον ιδιοκτήτη.
- Η Facilco θα εξετάσει προσεκτικά τις εργασίες που εκτελούνται από κάθε τεχνίτη που επιλέχθηκε για τη συντήρηση του κτιρίου (για να διασφαλίσει την ποιότητα της εργασία τους και την ορθή εκτέλεση των συμφωνηθέντων)
- Οργάνωση διαμερισμάτων έτσι ώστε να είναι έτοιμα για παράδοση στους νέους ενοικιαστές
- Παράδοση διαμερισμάτων / κλειδιών σε νέους ενοικιαστές
- Η Facilco προβαίνει στην έγκαιρη οργάνωση και πληρωμή των κοινοχρήστων λογαριασμών κοινής ωφελείας, με σκοπό την αποφυγή οποιασδήποτε αρνητικής συνέπειας και εξασφαλίζοντας την απρόσκοπτη λειτουργία της κοινόκτητης οικοδομής
- Κάθε μήνα γίνεται καταγραφή των πληρωμών και οφειλών της κάθε μονάδας στην πολυκατοικία και αποστέλνεται ηλεκτρονικά στον ιδιοκτήτη τις πρώτες μέρες μετά το τέλος του μήνα (π.χ για τον Ιανουάριο θα σταλεί τις πρώτες μέρες του Φεβρουαρίου)
- Κατά την Ετήσια συνάντηση με τον ιδιοκτήτη των μονάδων της πολυκατοικίας ετοιμάζεται η συνολική κατάσταση εσόδων και εξόδων για το προηγούμενο έτος. Η κατάσταση αποστέλνεται ηλεκτρονικά μερικές μέρες πριν την συνάντηση
- Τηρείται λογιστικό αρχείο με τιμολόγια/πληρωμές για έξοδα και υπηρεσίες που παρέχονται στην πολυκατοικία μέσα στον λογιστικό χρόνο όπως καθαρισμό του κτιρίου, ηλεκτρικό ρεύμα για τους κοινόχρηστους χώρους, έλεγχος του ανελκυστήρα κλπ. Επίσης τηρείται λογιστικό αρχείο για τα έσοδα της πολυκατοικίας.